一接近暑假 高中輔導室外貼滿了各式營隊的海報
常常看到學生 聚在某幾張海報前 嘰嘰喳喳的談論
T大比較有名啦~ 可是A大的那個系好像比較好耶~
I大雖然便宜可是排名很後面耶~
說到營隊的辦理 小弟算是後學了
為什麼呢? 既然如此 又怎敢發這篇文呢?
小弟我 在今年(2015年)暑期
擔任本系第一屆營隊活動的總召
因此 想來分享看看我們團隊從摸索 建構 招生
圓滿完成營隊所建構的方式與遇到的困境
先來談談為什麼辦營隊
大學營隊其實又可分為好幾種 包含給新生的迎新宿營
讓外系同學了解本系所學的特色營隊
以及本文的重點 對象是高中的寒暑期營隊
姑且稱作招生營隊好了
這類的營隊 近年如雨後春筍般的辦理
辦理目的或許大同小異
而也因為其中一些不上檯面的問題造成了品質問題(這是後話
目的一開始不外乎是為了推廣本系 同時有著招生的意味
對自己人而言 則是一種學習的過程
而營隊活動 只要收支得宜 也能為各主辦系會.社團帶來收入
(而且有時還很可觀
講明了目的 我們來看看籌備吧
一開始 找齊團隊後 我們開始收集資料
收集什麼資料?
當然是其他各營隊的辦理狀況及形式的資料囉!
畢竟我們沒有舊資料可以看 一切都得從頭來
一般這樣的營隊 會去哪兒 幾天幾夜 住哪兒 收費大概多少
調查發現 以會出野外實察的營隊來說
四天三夜 五天四夜都算常見
住宿的話多以學校宿舍為主
而收費則是從4800 ~ 6800 都有
影響的因素除了外出的地點費用不同
再來就是各大學的排名也會影響到
經過討論後 我們定下了模組以及預期目標
我們學校是國立大學偏後段班了 總體排名也是中間有點偏後
因此我們目光不敢放遠 也從一開始就有賠錢的心理準備
我們選擇了五天四夜的模式(一直被老師嫌一開始就辦太大型
預期的收費希望不超過5200
再來便是縣內各地點的場勘與評估(我們算是一定得出野外的系
自然類型的營隊如保育營 森林營 地理營等
一般而言 都會有所謂小野外(一般為小郊山步道) 大野外
以及可有可無的參訪地點等等
評估了很久 還是
挑定了本校的林場做為主要地點(可過夜又便宜
一個步道作為小野外 一個大型公園作為遊憩點
一個環境教育展館作為參訪點
主要住宿在本校的宿舍
再來就是在分配前置調查的同時
也要開始確立各組的分工職責 以及負責人
舉例而言 我們的組織架構長這樣
總務部總務組管財務帳務
公宣部分為公關組 宣傳組 美宣組
秘書部秘書組協助總副召處理文件 公文
新聞稿以及會議紀錄等
課活部分為課程組及活動組
現場部分為生活組 機動組 器材組 隊輔組 攝影組
我們的籌備團隊一開始是10人 之後擴張到21人
而之後一次的公開徵選工作人員(面試口試)後
實際參與工作的夥伴為45人
(其實人數非常精簡 想知道箇中精華可私下討論
籌備前期以及人員講完後 來看看運作方式吧!
我們每周固定一天召開會議 遇重大節日考試延期或取消
預算為審核制 逐條審核討論
資料儲存及流通方式則運用Google雲端硬碟
所有籌備夥伴共用 只要架構得宜
真的很方便! EX:我們的架構如下
再來來談談最困難的議題
宣傳招生
為什麼困難呢
第一、如前述本校本系並不是什麼很搶手很有名的系所
第二、第一屆辦理 沒名氣 也會被嫌沒經驗
第三、因為是第一屆 什麼樣的招生會是最有效益的
我們並不知道
先說說我們第一階段的招生狀況
宣傳影片拍了 上傳Youtube了
海報寄了(中台灣以北200間高中職
營隊網站架設了 臉書粉專也用心推廣經營
也在費用上做出了團報優惠 早鳥優惠等
到報名期限前一個禮拜 招到了兩個
沒錯 你沒看錯 兩個!! 我們預計30人才能成團 上限42人
而目前只有兩個!!!!!
而同時間同類型的台大營隊早就招滿了!
我們檢討了宣傳效益 報名時間 等等
我們的報名時間其實偏早 參考了台大等等營隊
但 他們之所以可以早截止
是因為不管如何 很快就會爆滿了 因為很有名氣
因此 我們將報名期延後 鎖定接近暑假才開始找營隊的學生
到學校附近的高中發傳單(效益不彰...沒有半個學員是本地生
到台北地下街發傳單(後來才發現是不能發的OAO
重新記送了公文及修正版的文宣(主打費用較低廉及優惠
也設計了網路版海報強力推廣
最後 終於在延期後的期限前
我們營隊爆滿了 還排了後補 就算在報名結束後
仍有許多電話來詢問是否還可報名
而報名者 多以團報為主 呼朋引伴者眾
還有一團11人團報!!!!(真的是衣食父母阿...
總之 終於解決了招生困境...
經費的話
沒什麼好說的(也沒什麼能說的
務必估好預算 顧好經費來源
經費來源其實大同小異
以我們來說
1.學員收費(廢話
2.拉贊助(正當性還有待商榷 如果會賺錢 為什麼還要拉贊助呢?
3.工作人員自付營服費及保險費
4.學校計畫補助
再來我們談談課程吧
先談營隊內容的課程 由課程組負責規劃帶領
我們的營隊很特別 教授本來沒有預計要來講課
(不過營隊時活動指導教授有臨時起意來講授一點課程)
除了一門課是請學長來帶 一門請外面的講師
其他課程內容包含上山的解說及其他戶外課程都是我們
一 手 包 辦
我也講授了幾堂課 而所有課程我都有參與規劃討論
幸好 反應都不錯 感覺算是成功的
而我們課程組除了營隊課程外 也辦理了隊輔組的行前教育
隊輔們大部分是學弟妹 野外能力還不夠好 因此便進行了幾次行前訓練
不過 我們辦理的時候常常人約不齊 經驗也不足
往往變成是熟悉場地就結束了 這是我們該改進的一點
活動規劃不外乎
開閉幕 破冰 大地遊戲 晚會 舞會 團康 大型RPG等等幾種類型
其實不論是何種營隊 這樣的模式都跑不掉
不論是迎新 還是招生營隊
都差不多是這個模式
這部分非我所長 就不獻醜了
那~ 關於營隊辦理的前期會遇到的事
就說到這裡啦
都是一些自己這一年來的經驗談啦 歡迎討論^^
也請期待下集~ 會分享一些營隊現場的狀況
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